La Direttiva UE sul distacco dei lavoratori (96/61/CE) prevede un set di documenti base, che deve essere preparato e conservato al fine di documentare la regolarità delle trasferte e l’adempimento degli obblighi. Le normative dei singoli paesi (UE/SEE e Svizzera) hanno nella maggior parte dei casi integrato e arricchito questo set di documenti stabilendo come e dove devono essere conservati, per quanto tempo e in quale lingua devono essere redatti.
I paesi extra UE, a loro volta, prevedono una serie molto articolata di documenti per il rilascio dei visti e permessi di lavoro, oppure per documentare che l’attività può essere svolta in esenzione da visti o permessi particolari.
La documentazione è fondamentale nella compliance, ma in che lingua?
Se le verifiche si svolgono sul cantiere o sul luogo di lavoro, gli ispettori procederanno alla verifica della situazione di fatto (persone presenti e attività svolte), che dovranno necessariamente corrispondere alla documentazione. Se le verifiche si svolgono a posteriori, la documentazione ha un ruolo ancora più importante, in quanto è l’unico mezzo di prova della regolarità del distacco. In quale lingua deve essere prodotta la documentazione? E’ una delle domande più gettonate.
- In alcuni casi la norma prevede espressamente la traduzione in inglese o nella lingua locale.
- In altri casi non viene esplicitamente indicata una lingua ed è possibile produrre i documenti in italiano, ma in caso di verifica può essere sempre richiesta, dalle autorità, la traduzione nella lingua del posto, in genere in tempi abbastanza ristretti.
- Il certificato A1 è l’unico documento che non deve essere mai tradotto, perché è un form uguale in tutti i Paesi interessati ed è disponibile in tutte le lingue.
Come ci dobbiamo comportare in pratica?
Se la normativa prevede una lingua particolare per i documenti, questi devono essere tradotti. La mancata traduzione in genere non è solo un’infrazione formale, ma comporta la non validità del documento. In buona sostanza, è come se il documento non esistesse e quindi non ha valore ai fini della prova della compliance, con conseguenze potenzialmente gravi.
Se la normativa non dice nulla, la nostra esperienza ci dice che i verificatori si aspettano di trovare i documenti principali nella loro lingua, o almeno in inglese. Raccomandiamo quindi di preparare un set di documenti in inglese per ogni dipendente che venga inviato abitualmente in trasferta e di procedere alla traduzione dei documenti nella lingua locale in caso di trasferte particolarmente lunghe e impegnative.
Questo vi farà risparmiare un sacco di tempo, agevolerà i rapporti con le autorità e vi permetterà di evitare situazioni fastidiose.
Se i documenti sono necessari per l’ingresso nel paese, ad esempio per documentare l’esenzione da visto, devono essere tassativamente redatti nella lingua locale. Le autorità di frontiera hanno sempre la facoltà di impedire l’accesso nel Paese e il possesso di documenti incomprensibili per i funzionari di confine potrebbe rappresentare un fattore di rischio.
Come deve essere la traduzione?
In alcuni casi la norma prevede la traduzione certificata o apostillata, in altri casi la traduzione è in forma libera.
E’ sottinteso che la traduzione deve essere professionale e non “casalinga”, svolta da un traduttore specializzato nella materia. I documenti di lavoro sono molto tecnici, e un malinteso linguistico può avere conseguenze gravi e inaspettate.
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