Aggiornamento del 08/09/2025
Molte imprese svolgono la propria attività nell’ambito dell’unione Europea effettuando spesso trasferte, viaggi d’affari, meeting, partecipando a fiere o altro.
L’IVA pagata nella UE si può recuperare, con una richiesta di rimborso
Come sappiamo, le spese di viaggio e soggiorno all’estero possono essere particolarmente incisive.
Grazie agli accordi di reciprocità tra gli Stati membri dell’Unione Europea, è possibile, nella maggior parte dei casi, recuperare l’IVA su queste spese, chiedendole a rimborso tramite il portale dell’Agenzia delle Entrate italiano, attraverso i canali fisconline o entratel o tramite un intermediario.
In molti casi L’IVA può essere chiesta a rimborso anche sulle note spese dei dipendenti.
Le spese con IVA rimborsabile
- Acquisti di beni territorialmente rilevanti nello Stato estero
- Acquisti di beni che non sono usciti dal territorio dello Stato (es. particolari ipotesi di operazioni triangolari, oppure beni acquistati per la prestazione di un servizio in loco);
- Acquisti di beni che si considerano “consumati” nello Stato estero (ad es. carburanti).
- Acquisti di servizi territorialmente rilevanti nello Stato estero (diversi da quelli generici)
- Servizi sui beni immobili quando gli immobili si trovano nello Stato estero;
- Servizi di ristorazione e catering usufruiti nello Stato estero;
- Servizi per l’accesso a una manifestazione culturale, a una fiera, un convegno, ecc…
- Noleggi a breve termine di mezzi di trasporto;
- Servizi di trasporto di persone avvenuto nello Stato estero.
- Spese non documentate da fattura
- Alcune amministrazioni fiscali riconoscono la validità delle richieste di rimborso anche in assenza di fatture intestate all’azienda. Si tratta generalmente di giustificativi inseriti nelle note spese dei dipendenti, che danno diritto al rimborso in base alle regole e ai limiti previsti dai singoli Stati.
A volte l’IVA pagata viene portata direttamente a costo senza fruire della possibilità di chiedere il rimborso ed in un anno solare può raggiungere cifre di tutto rispetto.
Entro quando chiedere il rimborso dell’IVA estera
Unione Europea: entro il 30 settembre dell’anno successivo alla data del documento, ma in alcuni casi anche con cadenza trimestrale
Svizzera: entro il 30 giugno. La possibilità è riservata ai soggetti non obbligati all’istituzione di una rappresentanza IVA
Requisiti per richiedere il rimborso dell’IVA
Il richiedente deve rispettare i requisiti:
- Soggettivo: chi chiede il rimborso deve essere un soggetto passivo IVA e l’operazione deve riferirsi alla sua attività economica
- Oggettivo: l’operazione deve consistere in un acquisto di beni o in una prestazione di servizi
A che cosa bisogna prestare attenzione?
- Il rimborso segue le regole della detraibilità IVA vigenti nell’altro stato UE, quindi ci potrebbero essere (ma non è una regola) delle limitazioni, in particolare sulle spese relative ai veicoli, sui carburanti e sulle spese di vitto ed alloggio, analogamente a quanto previsto in Italia.
- E’ inoltre molto importante documentare l’inerenza delle spese all’attività d’impresa: le spese sostenute devono essere coerenti con l’attività svolta dall’operatore italiano e, in particolare per le spese di vitto e alloggio, devono essere poste in essere le formalità previste per l’invio dei lavoratori in trasferta nella UE.
La scadenza per chiedere a rimborso l’IVA pagata nella UE nel 2024 è il 30/09/2025.
Naturalmente TradeCube offre questo servizio sia per quanto riguarda la presentazione della domanda di rimborso telematica che la relativa consulenza.
Vi raccomandiamo di curare con la massima attenzione la documentazione che sarà utile per ottenere il rimborso, richiedendo ove possibile l’emissione delle relative fatture e verificando i dati in esse contenuti, per evitare di ritrovarsi alla scadenza con documenti inutilizzabili.
