La maggior parte dei datori di lavoro riconosce delle indennità di trasferta ai dipendenti che si recano all’estero, in aggiunta al rimborso integrale delle spese, anche se non sempre questo è previsto dal Contratto Collettivo applicato in Italia.
L’indennità di trasferta all’estero. Qual è la situazione italiana?
Dipende dal Contratto Collettivo applicato dal datore di lavoro. Nella maggior parte dei casi, se il lavoratore è completamente spesato, non c’è l’obbligo di corrispondere un’indennità aggiuntiva. Molte aziende hanno dei regolamenti, accordi collettivi o individuali che prevedono la corresponsione di un’indennità di trasferta in aggiunta al rimborso integrale delle spese.
L’indennità di trasferta è parzialmente esente da imposte e contributi
Per quanto riguarda le trasferte all’estero, se il lavoratore è spesato di vitto e alloggio l’indennità di trasferta è esente fino a Euro 25,82 al giorno. Se il lavoratore è spesato solo di vitto o di alloggio (in pratica deve pagare di tasca sua il vitto oppure l’alloggio), la quota esente sale a Euro 51,65 al giorno. Se l’azienda non rimborsa né il vitto né l’alloggio la quota giornaliera esente ammonta a Euro 77,47. Queste ultime due casistiche difficilmente si riscontrano, in quanto i valori stabiliti dalla norma risalgono al 1998 e sono assolutamente inadeguati a far fronte alle spese di vitto e alloggio, soprattutto all’estero.
L’indennità di trasferta è utile al soddisfacimento della retribuzione minima all’estero?
Diventa quindi molto importante stabilire se l’indennità di trasferta, corrisposta in aggiunta alla retribuzione, possa essere considerata come integrazione per il raggiungimento del requisito di legge.
Ricordiamo che le norme vigenti nella UE/SEE e Svizzera prevedono che il lavoratore abbia diritto al trattamento retributivo previsto dalla legge locale, se più favorevole al lavoratore.
La direttiva UE sul distacco (Direttiva 96/71/CE) prevede espressamente che “Le indennità specifiche per il distacco sono considerate parte integrante del salario minimo, purché non siano versate a titolo di rimborso delle spese effettivamente sostenute a causa del distacco, come le spese di viaggio, vitto e alloggio.”
In linea generale quindi si può dire che se il lavoratore è completamente spesato l’indennità di trasferta può essere validamente considerata ad integrazione della retribuzione, in quanto indennità specificamente correlata alla prestazione lavorativa.
Salvo eccezioni, se il lavoratore non è mantenuto totalmente indenne da spese, tutta l’indennità di trasferta sarà considerata erogata a titolo di rimborso spese e non potrà concorrere al soddisfacimento della retribuzione minima.
Nella pratica, in caso di verifica, può accadere che la parte di trasferta esente venga comunque presunta destinata al rimborso di spese e quindi non riconosciuta.
Come tutelarsi nel modo migliore
Raccomandiamo di conservare scrupolosamente e in modo ordinato la prova che tutte le spese siano state pagate dal datore di lavoro (anche tramite carta di credito aziendale), oppure rimborsate analiticamente al lavoratore. Essenziale documentare il pagamento dell’alloggio e di colazione/pranzo/cena per ogni giorno di trasferta, oltre a tutte le spese di viaggio, compresi gli spostamenti nel paese della trasferta.
Soprattutto nel Nord Europa, in Svizzera e in Austria, le integrazioni salariali sono particolarmente onerose e poter computare l’indennità di trasferta nella retribuzione da riconoscere rappresenta un risparmio di costi rilevante.
