Quando si inviano i lavoratori in trasferta all’estero, ma anche quando si spedisce della merce o si intesta un documento contabile o fiscale, generalmente è richiesto l’indirizzo. Nulla di più scontato e banale, ma assistiamo spesso a inconvenienti, che possono essere solo spiacevoli o dar luogo a conseguenze gravi, per errori ed imprecisioni proprio nell’indirizzo. Tutti sappiamo quanto sia sgradevole ricevere un documento con il nostro indirizzo impreciso o errato o quanto sia time-consuming andare a recuperare un pacco consegnato in Piazza Colombo anziché in Via Colombi… e ci possono essere migliaia di esempi.
Come si compone un indirizzo all’estero?
In Italia sappiamo che dobbiamo indicare via, numero civico, cap, città, provincia e nazione. Eppure, si sbaglia spesso.
Fuori dall’Italia, invece potremmo sentire parlare di voivodeship, concelho, distrito, county, comunidad, building name, council, arrondissement, e molto altro.
Trattasi di denominazioni che identificano la suddivisione politica dei vari paesi e che sono essenziali per permettere di individuare l’esatta collocazione geografica.
Paris, France oppure Paris, Texas – Paris, Ontario – Paris, Mexico?
In Italia ci sono una decina di comuni omonimi, situati a centinaia di chilometri di distanza. Negli USA ci sono quasi 100 Washington e circa 30 Franklin, Clinton e Arlington, mentre in UK ci sono centinaia di omonimie.
Le più importanti città europee hanno degli omonimi nel mondo. Da Parigi a Londra, ma anche Milano, Roma, Napoli e Palermo.
Diventa fondamentale scrivere correttamente il nome, compresi accenti, spazi, punti, trattini, accompagnato dal codice postale.
A volte indicare il nome dell’edificio, l’ingresso, la scala o il punto cardinale è fondamentale.
Il codice postale va verificato con attenzione
Possiamo sentir parlare di postal code o postcode, ma anche di eircode, PAK, CEP, zip code, e molto altro.
Attenzione al formato, che può essere alfanumerico – attenzione a maiuscole/minuscole – e comprensivo di spazi, punti, trattini o altri simboli. Anche la posizione è importante, perché può essere posto prima o dopo il nome della città oppure evidenziato in altro modo.
Cosa succede se spediamo della merce o dei documenti con un indirizzo impreciso?
- Mancata ricezione della merce o dei documenti
- Ritardi e relative conseguenze, possibili penali
- Maggiori spese di trasporto
- Conseguenze a livello commerciale e di immagine
- Problemi di riservatezza e privacy
- Ritardi o rifiuto del pagamento della fattura
E se dichiariamo un indirizzo impreciso o errato in caso di trasferte dei lavoratori all’estero?
Quando obbligatorio, il luogo di lavoro viene dichiarato per permettere le verifiche ispettive può essere anche designato come luogo di conservazione dei documenti obbligatori.
Che cosa succede se è sbagliato? Si può essere sanzionati per avere ostacolato le verifiche e omesso gli adempimenti obbligatori o per altre infrazioni alla normativa, come la mancata conservazione dei documenti obbligatori, con relativa contestazione delle condizioni di lavoro e quant’altro.
È importante anche riportare correttamente, ove richiesto, l’indirizzo di soggiorno del lavoratore. Questo può avere un’importanza sostanziale e influenzare il calcolo della retribuzione, perché in molti paesi il tragitto casa-lavoro va retribuito o indennizzato.
Nella pratica, soprattutto quando gestiamo le trasferte, riscontriamo diversi errori
Indirizzi incompleti o addirittura errati sono all’ordine del giorno. Come anche indicare la sede legale del cliente al posto del luogo di lavoro, o indicare l’indirizzo degli uffici anziché quello del cantiere o dello stabilimento.
Errori che possono costare molto cari.
Perché questo avviene?
Perché mancano i corretti flussi di comunicazione tra le aree aziendali preposte alle attività correlate a una trasferta.
Quindi l’amministrazione, che dovrà compilare i documenti, conosce in genere gli indirizzi fiscali dei clienti, mentre è il Project Manager che conosce l’indirizzo del cantiere. Il back office commerciale o un apposito ufficio si occuperà invece delle prenotazioni degli hotel e sarà a conoscenza dell’indirizzo di soggiorno.
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È essenziale stabilire delle procedure per garantire la circolarità dell’informazione ed evitare errori. TradeCube vi può aiutare e stendere delle procedure personalizzate per evitare errori e rendere più fluido il lavoro, senza incrementare la burocrazia all’interno dell’azienda.
